Registro Generale n. 58

DETERMINAZIONE DEL RESPONSABILE 
I^ SETTORE AFFARI ISTITUZIONALI E GENERALI
II^ SETTORE FINANZE E CONTABILITA’

N. 31 DEL 24-05-2018

Ufficio: ANAGRAFE 		    	

Oggetto:	SERVIZIO PRIVACY. ADEGUAMENTO AL REGOLAMENTO UE N. 679/2016 E NOMINA RPD/DPO.	

L'anno  duemiladiciotto, il giorno  ventiquattro, del mese di maggio, nella Sede Comunale, sita in Piazza O.Licini.

Il sottoscritto

In qualità di responsabile dell’Area amministrativa e contabile, adotta la seguente Determinazione;

Richiamati:

- il Regolamento Generale sulla Protezione dei dati personali (Regolamento UE 679/2016 - di seguito indicato “RGPD”) è un atto con il quale la Commissione europea intende rafforzare e rendere più omogenea la protezione dei dati personali dei cittadini, sia all’interno che all’esterno dei confini dell’Unione europea. Il testo, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea il 4 maggio 2016, diventerà definitivamente applicabile in via diretta in tutti i Paesi UE a partire dal 25 maggio 2018;

- le disposizioni contenute nel nuovo Regolamento europeo per la protezione dei dati personali impongono alle Pubbliche Amministrazioni di assicurare, come già detto, entro il 25 maggio 2018, l’applicazione tassativa della normativa europea sul trattamento dei dati, la cui responsabilità ultima cade sul titolare del trattamento, figura che negli enti locali è ricoperta dal Sindaco.

Preso atto che le principali novità introdotte dal Regolamento Generale sulla Protezione dei dati personali (RGPD), possono essere così sintetizzate:

- è introdotta la responsabilità diretta dei titolari del trattamento in merito al compito di assicurare, ed essere in grado di comprovare, il rispetto dei principi applicabili al trattamento dei dati personali;

-  è definita la nuova categoria di dati personali (i c.d. dati sensibili di cui al precedente Codice Privacy);

- definisce un quadro comune in materia di tutela dei dati personali per tutti gli Stati membri dell'UE tra i quali il diritto all'oblio, il diritto alla portabilità dei dati, il principio di responsabilità (accountability), la Privacy by Design e by Default, una maggiore sicurezza del trattamento, l'obbligo di notificazione in caso di violazione (Personal Data Breaches), la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (Data Protection Impact Assesment);

- viene istituita la figura obbligatoria del Responsabile della protezione dei dati (data protection officer – DPO), incaricato di assicurare una gestione corretta dei dati personali negli enti. Tale figura può essere individuata tra il personale dipendente in organico, oppure è possibile procedere a un affidamento all’esterno, in base a un contratto di servizi (articoli. 37, 38 e 39. 30 del Regolamento (UE) 2016/679);

-  viene introdotto il Registro delle attività del trattamento ove sono descritti i trattamenti effettuati e le procedure di sicurezza adottate dall’ente. Il Registro dovrà contenere specifici dati indicati dal RGPD;

-  viene richiesto agli enti l’obbligo, prima di procedere al trattamento, di effettuare una valutazione di impatto sulla protezione dei dati. Tale adempimento è richiesto quando un tipo di trattamento può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. (Si pensi, ad esempio, ai dati ottenuti dalla sorveglianza di zone accessibili al pubblico).

Preso ancora atto che l'Ente ha, quindi, la necessità di verificare la sua attuale conformità in materia di Privacy al fine di individuare azioni correttive o aggiuntive e adottare le misure idonee alla protezione dei dati personali in piena aderenza al Regolamento UE 2016/679, nell'ottica di garantire i principi di rispetto dei diritti fondamentali e delle libertà dell'individuo.

Visto l’articolo 37 del Regolamento europeo, secondo cui gli organismi pubblici sono tenuti a designare, entro il 25 maggio 2018, un Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer o DPO) che assicuri una gestione corretta dei dati personali negli organismi pubblici, il quale può, ai sensi del comma 6, essere un dipendente del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento oppure assolvere la funzione in base ad un contratto di servizio.

Visto altresì che il Regolamento, all’articolo 39, individua per il DPO lo svolgimento dei seguenti compiti:

a)	informare e fornire consulenza al titolare del trattamento o al Responsabile del trattamento, nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal Regolamento Europeo nonché da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati;
b)	sorvegliare sull’osservanza e sull’attuazione del Regolamento Europeo, di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;
c)	fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento ai sensi dell’articolo 35 del Regolamento Europeo;
d)	cooperare con il garante per la protezione dei dati personali;
e)	fungere da punto di contatto per l’Autorità di controllo per questioni connesse al trattamento, tra cui la consultazione preventiva di cui all’articolo 36 del Regolamento Europeo, ed effettuare, se del caso, consultazioni relativamente a qualunque altra questione;
f)	eseguire i propri compiti considerando debitamente i rischi inerenti al trattamento, tenuto conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento stesso;
g)	riferisce al vertice gerarchico del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento.

Preso inoltre atto che per il corretto svolgimento dei compiti sopra indicati, è necessario che il DPO:

•	sia indipendente e che quindi non riceva istruzioni per quanto riguarda l'esecuzione dell’incarico;
•	sia autonomo, con eventuali proprie risorse umane e finanziarie adeguate;
•	non si trovi in situazione di conflitto di interesse e non sia coinvolto in decisioni su misure tecniche organizzative, nelle decisioni sulle finalità del trattamento né ricopra ruoli gestionali;
•	abbia una conoscenza specialistica della normativa e della prassi in materia di protezione dati e diritto amministrativo;
•	abbia un elevato standard deontologico.

Ritenuto che al RDP/DPO possa essere conferito anche l’incarico di gestione e aggiornamento del registro delle attività di trattamento;

Richiamata la deliberazione della Giunta Comunale n. 33 dell’11.05.2018 con la quale è stato dato indirizzo al Responsabile del I^ Settore “Affari Istituzionali e Generali” di individuare un soggetto esterno a cui affidare:

- l’incarico di Responsabile della Protezione dei dati personali (DPO/RPD) del Comune di Monte Vidon Corrado (FM);
- il supporto specialistico per l’adeguamento al nuovo Regolamento Europeo sulla protezione dei dati GDPR UE 2016/679;
- la gestione e l’aggiornamento del registro delle attività di trattamento sotto la responsabilità del titolare o del responsabile ed attenendosi alle istruzioni impartite.

Dato atto che il Comune di Monte Vidon Corrado (FM):

-	è tenuto a redigere il Registro delle attività di trattamento;
-	è tenuto alla designazione obbligatoria del RPD/DPO, rientrando nella fattispecie prevista dall’articolo 37, par. 1, lett. a) del RGPD;
-	deve procedere all’adeguamento delle misure in atto alle disposizioni del Regolamento UE 2016/679;
-	non dispone di personale in possesso delle necessarie qualifiche professionali richieste dalla complessità delle procedure e degli adempimenti previsti dalla normativa in premessa.

Visti i primi tre commi dell’articolo 32 del D.Lgs. n. 50/2016, in particolare il comma 2: “Prima dell'avvio delle procedure di affidamento dei contratti pubblici, le stazioni appaltanti, in conformità ai propri ordinamenti, decretano o determinano di contrarre, individuando gli elementi essenziali del contratto e i criteri di selezione degli operatori economici e delle offerte”.

Dato ancora atto che trattandosi di fornitura di servizi di importo inferiore ai 40.000 € per l’affidamento e la relativa forma contrattuale trovano applicazione le disposizioni contenute nell’articolo 36 comma 2 e nell’articolo 32 comma 14 del D.Lgs. 50/2016:

- articolo 36 comma 2. “Fermo restando quanto previsto dagli articoli 37 e 38 e salva la possibilità di ricorrere alle procedure ordinarie, le stazioni appaltanti procedono all'affidamento di lavori, servizi e forniture di importo inferiore alle soglie di cui all'articolo 35, secondo le seguenti modalità:
a) per affidamenti di importo inferiore a 40.000 euro, mediante affidamento diretto, anche senza previa consultazione di due o più operatori economici o per i lavori in amministrazione diretta; “
- articolo 32 comma 14. “Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'Ufficiale rogante della stazione appaltante o mediante scrittura privata in caso di procedura negoziata ovvero per gli affidamenti di importo non superiore a 40.000 euro mediante corrispondenza secondo l'uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli altri Stati membri.”.

Richiamato inoltre l’articolo 192 del D.Lgs. n. 267/2000 in base al quale la stipulazione di contratti deve essere preceduta da apposita determinazione indicante il fine che si intende perseguire, l’oggetto del contratto, la forma, le clausole essenziali e le modalità di scelta del contraente.

Verificato che CONSIP S.p.a. Società del Ministero dell’Economia e delle Finanze che gestisce il programma di razionalizzazione degli acquisti nella P.A., non ha attivato una convenzione per la fornitura dei beni in oggetto.

Visto l’articolo 36, comma 2, lettera a) del D.Lgs. n. 50/2016 secondo cui le amministrazioni possono procedere all’affidamento diretto di appalti di importo inferiore ai 40.000 € anche senza previa consultazione di due o più operatori economici.

Tenuto presente che sono pervenuti i preventivi di seguito elencati:

Halley Informatica Srl di Matelica;
Flammini Pasquale di Altidona (protocollo n. 1519/2018)
New System Srl (protocollo n. 1648 del 22.05.2018)

Tenuto ancora presente che il preventivo più conveniente è quello della ditta New System srl di Falerone partita Iva 01153990443, operatore economico abilitato e presente sul Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA).

Considerato che il MePA consente acquisti telematici basati su un sistema che attua procedure di scelta del contraente interamente gestite per via elettronica e telematica a garanzia della tracciabilità dell'intera procedura, attesa l'automaticità del meccanismo di aggiudicazione con conseguente riduzione dei margini di discrezionalità dell'affidamento;

Visto l’articolo 36 comma 2 lettera a) del Codice dei Contratti Pubblici relativo agli affidamenti sotto soglia di lavori, forniture e servizi, e ritenuto di procedere in affidamento diretto nei confronti della New System Srl, mediante trattativa diretta;

Vista la Delibera A.N.A.C. n. 1097 del 26.10.2016 relativa alle Linee Guida n. 4, di attuazione del D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50, recanti “Procedure per l’affidamento dei contratti pubblici di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, indagini di mercato e formazione e gestione degli elenchi di operatori economici”;

Ritenuto inoltre:

- che per l’affidamento del servizio in questione, di durata biennale, si possa procedere mediante trattativa diretta sul MEPA con la ditta New System Srl di Falerone che si è dichiarata immediatamente disponibile ad effettuare il servizio per l’importo complessivo di € 1.393,44 oltre IVA 22%;
- di poter procedere, sul MEPA, mediante la trattativa diretta, poiché tale procedura garantisce adeguata apertura del mercato in modo da non ledere, bensì attuare, i principi di economicità, efficacia, tempestività, correttezza, trasparenza, libera concorrenza, proporzionalità e pubblicità enunciati dall’articolo 30 del D.Lgs 50/2016;
- in considerazione dell’importo del corrispettivo richiesto dalla ditta New System Srl di Falerone per il servizio di che trattasi, di non prevedere negli atti della trattativa diretta, a carico dell’impresa affidataria, la corresponsione della cauzione definitiva, fermo restando che in caso di inadempienze nell’esecuzione della fornitura il Comune può sempre rivalersi all’atto del pagamento della fattura.

Preso atto, quindi che si può procedere all’acquisto sul M.E.P.A. mediante trattativa diretta dalla predetta ditta New System Srl di Falerone del servizio di che trattasi in considerazione:

- della imminente scadenza del termine per la nomina del RPD/DPO;
- della modesta entità della spesa, inferiore alla soglia di Euro 40.000,00.

Rilevato che le ragioni del ricorso alla trattativa diretta sul M.E.P.A. sono rinvenibili dalla necessità di garantire quanto prima le prestazioni previste nel servizio Privacy, secondo il principio della libera concorrenza, trasparenza e correttezza di cui all’articolo 30 del D. Lgs. n. 50/2016.

Richiamato inoltre l’articolo 37 del D.lgs. 18 aprile 2016 n. 50, che testualmente recita:

“Le stazioni appaltanti, fermi restando gli obblighi di utilizzo di strumenti di acquisto e di negoziazione, anche telematici, previsti dalle vigenti disposizioni in materia di contenimento della spesa, possono procedere direttamente e autonomamente all'acquisizione di forniture e servizi di importo inferiore a 40.000 euro e di lavori di importo inferiore a 150.000 euro, nonché' attraverso l'effettuazione di ordini a valere su strumenti di acquisto messi a disposizione dalle centrali di committenza. Per effettuare procedure di importo superiore alle soglie indicate al periodo precedente, le stazioni appaltanti devono essere in possesso della necessaria qualificazione ai sensi dell'articolo 38. 2. Salvo quanto previsto al comma 1, per gli acquisti di forniture e servizi di importo superiore a 40.000 euro e inferiore alla soglia di cui all'articolo 35, nonché' per gli acquisti di lavori di manutenzione ordinaria d'importo superiore a 150.000 euro e inferiore a 1 milione di euro, le stazioni appaltanti in possesso della necessaria qualificazione di cui all'articolo 38 procedono mediante utilizzo autonomo degli strumenti telematici di negoziazione messi a disposizione dalle centrali di committenza qualificate secondo la normativa vigente. In caso di indisponibilità di tali strumenti anche in relazione alle singole categorie merceologiche, le stazioni appaltanti operano ai sensi del comma 3 o procedono mediante lo svolgimento di procedura ordinaria ai sensi del presente codice.”;

Considerato, inoltre, che in conformità alla normativa sulla tracciabilità dei pagamenti si provvederà a richiedere, successivamente all’aggiudicazione definitiva, ai sensi dell’articolo 3 della Legge 136/2010 e ss.mm.ii., alla ditta affidataria gli estremi del conto corrente bancario o postale dedicato sul quale poter eseguire il pagamento.

Dato inoltre atto che:

- il Codice Identificativo della Gara (C.I.G.) assegnato per il servizio di cui sopra è ZE723BCE84;
- il Codice Unico Progetto (CUP) non è obbligatorio;
- sono state effettuate le verifiche previste dall'articolo 9 del D.L. 78/2009 e che, stante l'attuale situazione di cassa dell'ente, i pagamenti conseguenti dal presente impegno risultano compatibili con le regole di finanza pubblica.
- la ditta come prima individuata è in possesso dei requisiti necessari per assolvere diligentemente al servizio affidatogli e che, pertanto, nulla osta alla adozione del presente atto;
- la predetta ditta risulta in regola dal punto di vista contributivo (DURC);
- non sono presenti rischi da interferenza nell’esecuzione del contratto e che pertanto non è necessario provvedere alla relazione del DUVRI e conseguentemente non sussistono costi per la sicurezza;
- il pagamento del corrispettivo del servizio verrà effettuato con le modalità previste dall’articolo 3 della Legge n. 136/2010 (tracciabilità dei flussi finanziari). 

Richiamate infine:

- la deliberazione di Consiglio Comunale n. 12 del 16.03.2018 con la quale è stato approvato il bilancio di previsione finanziario 2018/2020;
- la deliberazione di Giunta Comunale n. 26 del 16.03.2018, con la quale sono stati attribuiti, ai responsabili dei servizi, i budget definitivi, per l’anno 2018.

Visto l'articolo 147 bis del D.Lgs. 18.08.2000, n. 267 e dichiarata la sussistenza della regolarità tecnica attestante la legittimità, la regolarità e la correttezza dell'azione amministrativa del presente provvedimento.

Vista la Legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modifiche ed integrazioni, recante le Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Visto il D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267 e successive modifiche ed integrazioni, recante il “Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali”.
Visto il D.Lgs. 23 giugno 2011, n. 118 e successive modifiche ed integrazioni, recante “Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle Regioni, degli enti locali e dei loro organismi.

Visto l’articolo 3 della Legge 13 agosto 2010, n. 136 recante disposizioni in materia di Tracciabilità dei flussi finanziari.

Vista la Legge 27 dicembre 2017, n. 205, recante le Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge di stabilità per l’anno 2018).

Visto il D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165 e successive modificazioni ed integrazioni.

Visto il Regolamento comunale sull'ordinamento generale degli uffici e dei servizi - dotazione organica e norme di accesso.

Visto lo Statuto comunale ed il vigente regolamento di contabilità.

Riconosciuta per gli effetti di cui all'art. 107, commi 2° e 3°, del Decreto Legislativo 18 agosto 2000 n. 267 la propria competenza ad adottare la presente determinazione;
Visto il proprio decreto sindacale n. 5 del 31.05.2014, con il quale è stata conferita al sottoscritto Sindaco la responsabilità del Settore I – Affari Istituzionali e Generali e Settore II – Finanze e Contabilità.
Dato atto che in relazione al presente provvedimento sono assenti ipotesi di conflitto d'interessi, ai sensi dell'art. 6 bis L. 241/1990, dell'art. 6 D.P.R. 62/2013 e del Codice di comportamento comunale;
Tutto ciò premesso, ritenuto doversi provvedere in merito;

D E T E R M I N A

la premessa narrativa forma parte integrante e sostanziale del presente provvedimento e ne costituisce motivazione ai sensi dell’articolo 3 della Legge n. 241/90 e ss.mm.ii.

Di dare atto che ai sensi dell’articolo 192 comma 1 del D.L. n. 267/2000 il presente provvedimento costituisce specifica determinazione a contrattare precisando che:

- il fine che si intende perseguire con il contratto è l’affidamento all’esterno del servizio privacy;
- l’oggetto del contratto è il servizio di Responsabile per la protezione dei dati (DPO) per il periodo maggio 2018 – aprile 2020, e la redazione e l’aggiornamento del Registro delle attività di trattamento, sotto la responsabilità del titolare o del responsabile ed attenendosi alle istruzioni impartite;
- la forma del contratto e quella della corrispondenza secondo l’uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite PEC o strumenti analoghi.

Di far ricorso al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (M.E.P.A.) e di affidare, tramite trattativa diretta, per il periodo maggio 2018 – aprile 2020, alla ditta New System Srl di Falerone (CF/PI 01153990443) per l’importo complessivo di € 1.700,00 IVA compresa, il servizio privacy di adeguamento al regolamento UE n.679/2016 che comprende:

1) il servizio di Responsabile per la protezione dei dati (DPO) per il periodo maggio 2018 – aprile 2020;
2) la redazione e l’aggiornamento del Registro delle attività di trattamento sotto la responsabilità del titolare o del responsabile ed attenendosi alle istruzioni impartite;
3) l’informazione e il supporto al il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento, nonché i dipendenti che eseguono il trattamento per adempiere agli obblighi derivanti dal Regolamento Europeo nonché da altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati.

Di stabilire che il contratto da stipulare con la ditta New System Srl di Falerone ha la durata di anni due.

Di impegnare la somma di €. 1.700,00 (IVA compresa), sul bilancio di previsione finanziario pluriennale 2018 - 2020, annualità 2018-2019, nel rispetto delle modalità previste dal principio applicato della contabilità finanziaria di cui all’allegato n. 4.2 del decreto legislativo 23 giugno 2011, n. 118 e successive modificazioni, in considerazione dell’esigibilità della medesima, imputandola agli esercizi in cui l’obbligazione viene a scadenza secondo quanto riportato nella tabella che segue:

Soggetto creditore	Descrizione	CIG	Capitolo	Codice bilancio	Esercizio di esigibilità/ Importo	
New System Srl di Falerone	Servizio Privacy 2018 	ZE723BCE84	119.1	01.02-1.03.02.19.005	Anno 2018
€  800,00	
New System Srl di Falerone	Servizio Privacy  2019	ZE723BCE84	119.1	01.02-1.03.02.19.005	Anno 2019
€  900,00	

Di stabilire inoltre a carico dell’affidatario i seguenti obblighi ai fini della tracciabilità dei flussi finanziari, legge 136/2010 e successive modifiche ed integrazioni:

-	 l’affidatario del presente appalto assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all'articolo 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136 e successive modifiche ed integrazioni;

-	 di indicare il seguente Codice CIG è ZE723BCE84 in tutti gli atti previsti dalla legge n. 136/2010.

Di dare inoltre atto che sono state effettuate le verifiche previste dall'articolo 9 del D.L. 78/2009 e che, stante l'attuale situazione di cassa dell'ente, i pagamenti conseguenti dal presente impegno risultano compatibili con le regole di finanza pubblica.

Di disporre che il contratto con l’operatore economico sopra individuato venga stipulato a corpo, mediante l’invio di corrispondenza, secondo l'uso del commercio ai sensi dell’articolo 32 comma 14 del D.Lgs 50/2016.

Di attestare che in relazione al presente provvedimento sono assenti ipotesi di conflitto d'interessi, ai sensi dell'articolo 6 bis L. 241/1990, dell'articolo 6 D.P.R. 62/2013 e del Codice di comportamento comunale.

Di dare infine atto che:

- la presente determinazione sarà inserita nella raccolta di cui all'articolo 183, comma 9, del D.Lgs. 18 agosto 2000 n. 267;
- sarà demandata a successivo atto l’adozione del provvedimento di liquidazione, che verrà adottato dopo il successivo ricevimento di regolare fattura elettronica emessa dall’operatore economico e previa verifica della conformità della prestazione o del servizio reso;

- la presente determinazione, comportando impegno di spesa, venga trasmessa al responsabile del servizio finanziario per la prescritta attestazione di regolarità contabile e copertura finanziaria ai sensi dell’articolo 183, comma 9 del D.Lgs. n. 267/2000, dando atto che la stessa diverrà esecutiva con l’apposizione della predetta attestazione;

- avverso la presente determinazione è ammesso il ricorso al TAR Marche di Ancona entro 60 giorni dall’avvenuta piena conoscenza dell’atto, oppure mediante ricorso straordinario al Capo dello Stato entro 120 giorni;

- a norma dell'articolo 8 della Legge n. 241/90, si rende noto che il responsabile del procedimento è il responsabile dell’area amministrativa, Forti Giuseppe;

-	il presente provvedimento verrà pubblicato sul sito internet dell'ente. 

Letto e sottoscritto a norma di legge. 

IL RESPONSABILE DEL I^-II^ SETTORE 
FORTI GIUSEPPE

VISTO: Si attesta la regolarità contabile e la copertura finanziaria ai sensi dell’art.151, comma 4, del D.L.vo n.267/2000.

Li  24-05-2018
                                                                          IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO
FINANZIARIO  
FORTI GIUSEPPE

La presente sarà pubblicata dal 26-05-2018 al 10-06-2018

Esecutiva il 24-05-2018