COMUNE DI CASTORANO
Provincia di Ascoli Piceno	
                 	COPIA  DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE

                        N. 40 del Reg. Data 15-06-17
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Oggetto: AVVIO PROCESSO CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI. NOMINA DEL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO. 

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L'anno  duemiladiciassette il giorno  quindici del mese di giugno alle ore 13:30, presso questa Sede Municipale, convocata nei modi di legge, si è riunita la Giunta Municipale per deliberare sulle proposte contenute nell'ordine del giorno unito all'avviso di convocazione.
Dei Signori componenti della Giunta Municipale di questo Comune: 

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FICCADENTI DANIEL CLAUDIO	SINDACO	P	
STRACCIA LUCA	ASSESSORE	A	
FANESI GRAZIANO	ASSESSORE	P	

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ne risultano presenti n.   2 e assenti n.   1. 
Assume la presidenza il DR. FICCADENTI DANIEL CLAUDIO in qualità di SINDACO assistito dal SEGRETARIO COMUNALE DR.  TROJSI FRANCESCA
Il Presidente, accertato il numero legale, dichiara aperta la seduta ed invita la Giunta Municipale ad esaminare e ad assumere le proprie determinazioni sulla proposta di deliberazione indicata in oggetto.

LA GIUNTA COMUNALE

Richiamata la propria deliberazione n. 68 del 17.12.2015 ad oggetto: “Approvazione manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio. “DPCM 3 dicembre 2013”;

Premesso che:

- il Codice dell’Amministrazione digitale (D.lgs. n. 82/2005) stabilisce che le Pubbliche Amministrazioni assicurino la corretta formazione, raccolta e conservazione di dati e la costante operatività dei sistemi informativi quale presupposto fondamentale per la qualità e costante fruibilità dei dati, delle informazioni e dei servizi che le stesse PA rendono ai cittadini e alle imprese;

- il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale (D.lgs. n. 235/2010), completa il quadro normativo in materia di amministrazione digitale e riserva una intera sezione alle regole che devono governare il complesso processo di dematerializzazione dei documenti, riaffermandone la centralità e dando ulteriore stimolo alle iniziative delle Amministrazioni in materia;

 - l’art. 2 del DLgs 235/2010 afferma che:

1. Lo Stato, le regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione;

 - il Capo III del D.Lgs 235/2010 stabilisce che la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici anche ai fini della dematerializzazione o non materializzazione di documenti analogici come processo virtuoso ai fini di realizzare notevoli economie. Il risparmio di dette economie è ampiamente analizzato ed indicato nel Libro Bianco sulla dematerializzazione documentale pubblicato dal CNIPA, oggi DIGITPA.

Considerato che:

- la progressiva diffusione di strumenti quali la Posta Elettronica Certificata (PEC), la firma digitale, la fatturazione elettronica, pongono quotidianamente gli uffici di fronte al compito di gestire e conservare in maniera appropriata un numero crescente di documenti elettronici;

 - come qualunque supporto fisico, le risorse digitali sono soggette a un progressivo ed inevitabile processo di invecchiamento che provoca gravi rischi di manipolazioni e perdita di dati;

 - l’ente intende dare seguito all’applicazione delle norme relative alla conservazione a norma dei documenti informatici secondo i principi e le regole tecniche attualmente in vigore nell’ordinamento giuridico italiano.

Richiamato il DPCM 3 dicembre 2013 «Regole tecniche in materia di sistema di conservazione» (G.U. 12 Marzo 2014) il quale prevede:

•	Adozione di un sistema di conservazione dei documenti informatici, dei fascicoli ovvero delle aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad esso associati;
•	Individuazione dei ruoli per la tenuta del sistema di conservazione: produttore, utente e responsabile della conservazione.

Considerato che:
•	la conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004). Il documento digitale mantiene forma, contenuto nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
•	Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'art. 44-bis, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale (Dlgs n. 82/2005) ai sensi dell'articolo 5 del Dpcm 3 dicembre 2013 («Regole tecniche in materia di sistema di conservazione»).
•	Ai sensi degli articoli 43 e 44 del CAD, la conservazione dei documenti informatici si fonda su tre elementi:

1.	identificazione di chi realizza il documento;
2.	integrità del documento archiviato;
3.	rispetto delle misure di sicurezza.

•	A sovrintendere alle operazioni necessarie per la conservazione, il comma 1-bis dell'articolo 44 del Codice dell'amministrazione digitale ha introdotto la figura del responsabile della conservazione dei documenti informatici, con cui si è operata una omogeneizzazione con la figura del responsabile del trattamento dei dati personali e del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico.

Il responsabile della Conservazione designato assume responsabilità dirigenziali, disciplinari,penali,civili e contabili (art.12,c.1-ter CAD; artt.21 e 25 D. Lgs 165/2011). 

Evidenziato che

 l’attività del responsabile della conservazione risulta determinante in diverse fasi del processo di conservazione, in quanto tenuto, in estrema sintesi a:

•	implementare e mantenere un idoneo sistema hardware e software, curandone i necessari adeguamenti tecnologici e gli eventuali aggiornamenti;
•	definire il sistema di conservazione, ovvero le procedure informatiche ed organizzative in grado di gestire, in piena conformità con la normativa in vigore, il processo di conservazione sostitutiva;
•	verificare costantemente il corretto funzionamento tecnico dei processi di conservazione;
•	definire requisiti del sistema e procedure interne (con particolare attenzione ai profili di sicurezza e tracciabilità);
•	adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
•	verificare nel tempo disponibilità ed accessibilità dei programmi di conservazione e dei supporti di memorizzazione, nonché la leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti;
•	definire ed implementare le procedure organizzative ed informatiche atte ad esibire, in caso di necessità, la documentazione conservata.

Stabilito che:

 - il Comune di Castorano intende attuare il processo di conservazione sostitutiva ai sensi delle regole tecniche attualmente in vigore;

 - si rende necessario nominare il Responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva; 

Considerato che:

 - il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate e che il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione;

 - nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'Articolo 3, comma 2, e dall'Articolo 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione.

 - Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44);

 - dal 12/10/2015 corre l’obbligo per tutte le Pubbliche Amministrazioni di conservare digitalmente il Registro giornaliero di Protocollo, trasmettendolo entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale garantendone l’immodificabilità del contenuto (D.P.C.M. del 03/12/2013) – Regole tecniche sul protocollo informatico);     

Ritenuto di nominare la Responsabile dell’Area Amm.va Sig.ra Giacomina Mattoni Responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva, conferendole mandato per l’attivazione del processo di conservazione sostitutiva per il Comune di Castorano e di tutti gli atti necessari allo stesso;

Dato atto che non occorre il parere del Responsabile del Servizio economico finanziario in quanto il presente provvedimento non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico finanziaria e patrimoniale dell’Ente;

Acquisiti i pareri previsti dall’art. 49 del D. Lgs 18/08/2000 n. 267; 

Con voti unanimi, legalmente espressi;

DELIBERA

1.	Di approvare l’avvio del processo di conservazione sostitutiva dei documenti ai sensi delle regole tecniche attualmente in vigore.

2.	Di nominare la  Responsabile dell’Area Amm.va Mattoni Giacomina, Responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva del Comune di Castorano;

3.	Di dare atto che il Responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

4.	Di dare mandato alla Responsabile dell’Area Amm.va Sig,ra Giacomina Mattoni, per l’adozione degli atti necessari alla conservazione digitale sostitutiva.

La presente deliberazione ad unanimità di voti è dichiarata immediatamente  eseguibile  e  ai sensi dell’art.134, comma 4 del D.lgs 267/2000.  

Letto e sottoscritto.

     IL PRESIDENTE                          IL SEGRETARIO COMUNALE
f.to FICCADENTI DANIEL CLAUDIO          f.to DR. TROJSI FRANCESCA

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CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE 

N.REG.ALBO 309  
Il sottoscritto Segretario Comunale certifica che copia della presente
deliberazione è stata pubblicata all'Albo Pretorio di questo Comune dal giorno 22-06-17 al giorno 07-07-017.

Castorano, li 08-07-17 

IL SEGRETARIO COMUNALE 
f.to DR. TROJSI FRANCESCA

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CERTIFICATO ESECUTIVITA`   

La presente deliberazione è divenuta esecutiva :

|_| il          per decorso del termine di 10 giorni dalla                 pubblicazione, ai sensi dell'art. 134 comma 3 T.U.E.L. D.LGVO          267/2000.

|_| il giorno          in quanto dichiarata immediatamente esecutiva ai sensi dell'art. 134 comma 4  T.U.E.L. D.LGVO N. 267/2000

Castorano, li   

IL SEGRETARIO COMUNALE       f.to  DR. TROJSI FRANCESCA
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Della presente deliberazione è data comunicazione ai capigruppo consiliari mediante elenco, ai sensi dell'art. 125 T.U.E.L. D.LGVO N. 267/2000 con nota Prot. n. 3331                    22-06-17   
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COPIA CONFORME ALL'ORIGINALE PER USO AMMINISTRATIVO 

Castorano, li                              Il Segretario Comunale 
                                   DR. TROJSI FRANCESCA