ORIGINALE
CITTA’ DI CIVITELLA DEL TRONTO
Provincia di Teramo

Deliberazione della Giunta Comunale

Seduta del  12-03-19 Numero  13   

Oggetto: Atto di indirizzo per la gestione documentale dell'archivio comunale in outsourcing.

	
	
L’anno  duemiladiciannove, il giorno  dodici del mese di marzo alle ore 12:10, presso la sede comunale, convocata nei modi di legge si è riunita la Giunta Comunale nelle persone dei sottoelencati signori:

Nominativo	Carica	Pres. / Ass.	
Di Pietro Cristina	Sindaco	P	
DE DOMINICIS RICCARDO	Assessore	P	
D'ALESSIO BARBARA	Assessore	   A	
DI LORENZO GENNARINO	Assessore	P	
MARCELLINI GABRIELE	Assessore	P	

presenti n.   4	assenti n.   1

 	Partecipa, con funzioni esecutive, referenti e di assistenza e ne cura la verbalizzazione (art. 97, c.4 a, del T.U. n.267/2000) il Segretario Scarpone D.Ssa Maria Grazia.
Riconosciuto legale il numero degli intervenuti, Il Sig Di Pietro Cristina, nella sua qualità di Sindaco, assume la presidenza e dichiara aperta la seduta.

LA GIUNTA COMUNALE

PREMESSO CHE:

a)	Tra le esigenze ritenute prioritarie e di massima importanza da parte di questa Amministrazione vi è quella dell’attuazione di un programma di riordino dell’archivio comunale, attraverso una graduale informatizzazione di tutte le procedure amministrative, in modo da ridurre in maniera significativa i tempi di ricerca e svolgimento degli uffici dell’Ente e nel contempo i tempi di risposta alle istanze dei cittadini-utenti;
b)	Questa esigenza si è resa stringente alla luce degli eventi sismici del 2016 che, tra i tanti danni arrecati al patrimonio pubblico e privato, ha reso totalmente e per tanto tempo ancora inagibile la sede municipale con la conseguenza di un grosso problema di consultazione di tutta la documentazione non corrente oltre all’esigenza impellente di preservarne la stessa conservazione nel tempo;
c)	In tal modo si intende perseguire anche il fine della tutela e valorizzazione del patrimonio documentale dell’Ente, nello specifico di quello archivistico, bene che deve essere preservato per una corretta conservazione della memoria collettiva  e della storia recente di Civitella del Tronto;
d)	Secondo l’articolo 828 del Codice Civile gli archivi fanno parte del patrimonio indisponibile degli Enti Pubblici, pertanto la disciplina è contenuta nel Decreto Legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 “codice dei beni culturali e del paesaggio” ai sensi dell’articolo 10 della Legge 137 del 2002;

Richiamati a tal fine:
•	il D.P.R. 28.12.2000 n. 445 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
•	il Decreto Legislativo 30.06.2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”; 
•	il Decreto Legislativo 22.01.2004 n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio”;
•	il Decreto Legislativo 07.03.2005 n. 82 art. 1 lettera p) Capo II, Sezione I, Capo III e Capo IV “Codice dell’Amministrazione Digitale”;

VISTI altresì

•	La deliberazione CNIPA 17 febbraio 2005 n. 4 “Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico;
•	Il DPCM del 13.01.2004 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione anche temporale dei documenti informatici;

ATTESO che il Codice dei Beni Culturali definisce “bene culturale” tutti “gli archivi, e i singoli documenti dello Stato, delle Regioni, degli Enti Pubblici Territoriali, nonché di ogni altro Ente ed Istituto Pubblico (art. 10 comma 2 lettera b);

PRECISATO altresì che il su citato Codice sancisce che i soggetti sopra indicati hanno l’obbligo di garantire “la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza (art. 30 comma 1) e di “conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli, nonché di inventariare i propri archivi storici.. (art. 30 comma 4);

DATO ATTO che questa Amministrazione ha la gran parte dei documenti nella sede municipale storica inagibile che non sono, pertanto, di facile consultazione anche perché negli anni è mancato un principio di ordinamento del materiale documentale ed archivistico;

EVIDENZIATO che nella attuale sede provvisoria del Comune non ci sono locali idonei, per spazio e corretta tenuta, ove spostare l’archivio storico, anche perché una notevole mole di documenti destinati all’archivio sono allocati e giacenti all’interno dei diversi Uffici di rispettiva competenza;

RITENUTO necessario di dare concreta attuazione alle citate disposizioni e, nel contempo, di conseguire obiettivi di efficacia attraverso la riduzione dello spazio richiesto negli archivi, la maggiore reperibilità e “tracciabilità” dei documenti, la maggior sicurezza, evitando o diminuendo sensibilmente la possibilità di errori, smarrimenti e perdite e il rischio di deterioramento, nonché garantendo la salvaguardia del materiale cartaceo allocato negli uffici e nei locali archivio;

RITENUTO ancor più indispensabile questo processo alla luce della ricostruzione post sisma che vedrà un cospicuo numero di cittadini e tecnici incaricati alla ricerca di pratiche edilizie passate, per la maggior parte allocate ancora nella sede storica; 

CONSIDERATO che tale operazione rientra anche nel novero delle attività di delocalizzazione post sisma finanziate dalla Protezione Civile; 

CONSIDERATO altresì che la digitalizzazione dei documenti consente di recuperare dati dell’archivio di questo Comune in modo da renderli fruibili a tutte le categorie di utenza;

ATTESA la necessità di approvare un atto di indirizzo finalizzato all’attuazione di un processo di riordino dell’archivio comunale, attraverso una graduale informatizzazione delle procedure amministrative, mediante la progressiva digitalizzazione degli atti amministrativi dell’Ente;

RITENUTO dover demandare gli adempimenti successivi e conseguenti il presente atto deliberativo al Responsabile dell’Area Amministrativa affinché provveda, ai sensi della normativa vigente, all’individuazione di una Ditta specializzata nel settore;

PRECISATO che il ricorso a soggetti esterni si rende necessario ed indispensabile considerate le particolarità e le specificità tecniche occorrenti per l’attuazione del progetto in questione, trattandosi di compiti e funzioni che necessitano di competenze specifiche e strumentazioni particolari;

VISTO il Decreto Legislativo 267/2000;
VISTO lo statuto comunale;
VISTI ed ACQUISITI i pareri di regolarità tecnica e contabile, ai sensi dell’articolo 49 del D.Lgs. 267/2000;

Ad unanimità di voti palesi e favorevoli;

DELIBERA

1.	di approvare le premesse del presente atto per farne parte integrante e sostanziale;

2.	di approvare un atto di indirizzo finalizzato all’attuazione di un riordino dell’archivio comunale attraverso una gestione documentale informatizzata in outsourcing; 

3.	di demandare gli adempimenti successivi e conseguenti il presente atto deliberativo al Responsabile del Settore Amministrativo affinchè proceda all’individuazione di Ditta specializzata nel settore della digitalizzazione, conversione digitale e conservazione in sicurezza degli archivi comunali;

4.	di precisare che il ricorso a soggetti esterni si rende necessario ed indispensabile, considerate le particolarità e le specificità tecniche per l’attuazione del progetto;

5.	di demandare allo stesso responsabile di farsi partecipe per la stima della quota di costo da imputare alla protezione civile ai sensi delle ordinanze sulla delocalizzazione a seguito delle inagibilità di strutture pubbliche e private. 

6.	di dichiarare, con separata e parimenti unanime votazione, la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi dell'art. 134, comma 4 del D.Lgs. n. 267 /2000.

Del che si è redatto il presente verbale, approvato e sottoscritto:

Il Segretario
	Il Sindaco	
Scarpone D.Ssa Maria Grazia	Di Pietro Cristina