Originale

DETERMINAZIONE DEL RESPONSABILE 
DELL’AREA AMMINISTRATIVA-CONTABILE

N. 25      del     09-03-2018

		    	

Oggetto:	ESTERNALIZZAZIONE PROCEDURE PAGHE HALLEY. PROVVEDIMENTI.	

L'anno  duemiladiciotto, il giorno  nove del mese di marzo nella Sede Comunale.

IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO

Premessa ed interamente richiamata la deliberazione di Giunta n. 40 del 08/03/2018, con la quale si demandavano al sottoscritto Responsabile del Settore Amministrativo e contabile tutti gli atti relativi all’affidamento a ditta esterna inerenti ogni procedura relativa alla gestione del trattamento economico del personale del comune di Petriolo, con le seguenti precisazioni:
•	ratione materie, il referente tecnico-amministrativo delle procedure inerenti la gestione del personale, sarà lo stesso responsabile del Settore Amministrativo contabile;
•	tutti i controlli di corretta esecuzione dell’elaborato degli stipendi e delle varie denunce non dovrà restare, dal punto di vista operativo, a carico dell’Ente;
•	dovranno esserci collegamenti automatici con la procedura finanziaria secondo gli applicativi attualmente in uso;
•	non dovrà essere utilizzato personale dell’ente per l’elaborazione dei cedolini, nonché per tutti gli adempimenti fiscali connessi;
•	il servizio gestito da ditta esterna dovrà essere il più possibile integrato con le attuali banche dati e soprattutto con la procedura finanziaria;
•	la convenzione con ditta esterna dovrà avere durata annuale o, in subordine, se pluriennale, prevederne la risoluzione senza alcuna penale per l’amministrazione;

Considerato	che	il	comune	di	Petriolo,	sta	attuando	un  rocesso di riorganizzazione complessivo della sua struttura burocratica, alla luce:
•	Della	diminuzione	costante	del	costo	del	personale	dipendente, operata attraverso un attento turn over del personale cessato dal servizio
•	Della	sempre	maggiore	diversificazione	dei	compiti	e	mansioni assegnate, anche trasversalmente, ai vari Settori ed Uffici comunali;
•	Delle procedure istruttorie necessarie agli interventi della ricostruzione post sisma;

Atteso pertanto necessario provvedere alla informatizzazione di quante più procedure possibili, per migliorare l’erogazione dei vari servizi ed agevolandone lo svolgimento;

Ritenuto che, tra i servizi più facilmente informatizzabile, vi è quello della gestione del personale, inteso come procedure stipendiali e procedure delle presenze/assenze;

Considerato quindi come necessario provvedere ad attivare un servizio di controllo e gestione delle presenza, di elaborazione degli stipendi e dello svolgimento degli adempimenti fiscali totalmente informatizzato, utilizzando preferibilmente il software già in dotazione del comune;

Visto l’art.3 comma 1 lett. gggg) del d.lgs. 50/2016 in cui si stabilisce che l’affidamento e l’esecuzione di lavori, servizi e forniture di importo inferiore a 40.000,00 euro può avvenire tramite affidamento diretto, adeguatamente motivato, o, per i lavori anche tramite amministrazione diretta di cui all’art. 3, comma 1, let. gggg) del Codice, in conformità all’art. 36, comma 2, d.lgs. 50/2016;

Atteso quindi opportuno affidare a ditta esterna la complessiva gestione di tutti gli adempimenti relativi alla elaborazione degli stipendi e dei cedolini, con tutti i conseguenti adempimenti connessi;

Ritenuto pertanto di poter provvedere in merito;

Dato atto che:
•	Ad oggi tutte le banche dati inerenti il personale dipendente sono su applicativi della società Halley Informatica S.r.l. di Matelica (MC), ditta che da molti anni fornisce i relativi programmi al comune di Petriolo;
•	La medesima società fornisce gli applicativi della gestione finanziaria dell’ente, con i quali gli applicativi della gestione del personale sono totalmente integrati;
•	La complessità della materia richiede un supporto operativo altamente qualificato e costantemente aggiornato che si occupi in via esclusiva del servizio nonché delle evoluzioni normative che riguardano i diversi istituti coinvolti (INPS, INPDAP ecc);
•	Il servizio di elaborazione e predisposizione delle buste paga e dei modelli per gli adempimenti fiscali e contributivi relativi al personale dipendente di questo Ente è affidata da molti anni alla società Halley Informatica S.r.l. di Matelica (MC);

Atteso che:
•	La società Halley Informatica, si è resa disponibile all’elaborazione del complessivo trattamento economico dei dipendenti dell’Ente, come da preventivo n. 64 del 28/02/2016;
•	L’esternalizzazione del servizio alla società Halley rispetto ad altre società comporta per l’ente notevoli vantaggi quali:
o	la possibilità di collegare i dati scaturenti dalla gestione del personale con quelli afferenti la gestione finanziaria dell’Ente;
o	la possibilità di registrare i dati relativi al personale direttamente nel software di gestione in possesso dell’Ente potendo così consultare in qualsiasi momento tutte le informazioni relative allo stesso personale;
o	la possibilità di inviare i dati attraverso un collegamento in remoto con la società Halley;
o	l’integrazione totale con gli applicativi della gestione finanziaria
•	L’affidamento del servizio di cui trattasi può avvenire in economia, ossia mediante affidamento diretto secondo la vigente normativa, atteso che l’importo per il servizio stesso e non supera la soglia dei 40.000,00 euro;

Dato atto che:
•	Che tutti i controlli di corretta esecuzione dell’elaborato degli stipendi e delle varie denunce non dovrà restare, dal punto di vista operativo, a carico dell’Ente;
•	Che dovranno esserci collegamenti automatici con la procedura finanziaria secondo gli applicativi attualmente in uso;
•	Che non dovrà essere utilizzato personale dell’ente per l’elaborazione dei cartellini e dei cedolini, nonché per tutti gli adempimenti fiscali connessi;
•	Che il servizio gestito da ditta esterna dovrà essere il più possibile integrato con le attuali banche dati e soprattutto con la procedura finanziaria;
•	Che la convenzione con la ditta avrà durata quadriennale, prevedendone la risoluzione senza alcuna penale per l’amministrazione

Valutato il preventivo n. 64/2018 della ditta Halley informatica S.r.l. di Matelica che consiste, dal punto di vista economico e delle prestazioni rese:

	Quantità	Prezzo unitario	Importo annuo per quattro anni dii servizio	
Descrizione Servizi				
Elaborazioni:				
	192	€ 12,50	€ 1.843,20	
cedolini, CU, Autoliquidazione INAIL				
conto annuale (tabelle economiche)				
Lista POSPA (ex DMA) - UNIEmens F24-F24/EP				
Modello 770 Semplificato				
Modello 770 Ordinario				
Inserimento, gestione e controllo di:				
anagrafica dipendente - contrattuale organico				
competenze fisse				
competenze accessorie  (straordinari, indennità varie ecc.)				
fondi di previdenza
complementare				
ritenute erariali ed extra erariali				
cedolini dipendenti, Segretari, Amministratori, Consiglieri, L.S.U. co.co.pro. Ecc.				
buoni pasto				
riepiloghi mensili				
reportistica varia di supporto per Dirigenti, uffici e  dipendenti				
acquisizione Modelli 730/4
dall'Agenzia delle
Entrate ed inserimento dei crediti/debiti in ogni singolo dipendente				
tutto quanto non specificato ma che deve essere  gestito nel rispetto della legge				
Controllo Lista POSPA (ex DMA) importo annuo	1		€ 320,00	
Controllo UNIEmens importo annuo	1		€ 232.00	
Controllo F24/F24ep importo annuo	1		€ 269,00	
Controllo Modelli CU dipendenti	1		€ 112,00	
Controllo Modello 770 Semplificato/ordinario	1		€ 152,00	
Invii telematici Lista POSPA - F24/F24ep
- CU -  Mod. 770 Semplificato - Mod. 770 Ordinario	6		€ 100,00	
Totale costo servizi	€ 3.055,20	
Importo IVA 22%	€ 672,14	
Totale fornitura	€ 3.727,340	
Mantenimento efficienza servizio e software	1		480 + iva	

•	Controllo delle anagrafiche come costo una tantum all’attivazione del servizio €. 140,00 + iva 22% per un totale di €. 170,80 (solo 2018);

Rilevato altresì che il preventivo prevede:
•	L’elaborazione di circa n. 192 cedolini annui.
•	Ogni mese verranno fatturati i cedolini effettivamente elaborate
•	Nell’ipotesi di adesione per più annualità, qualora per motivi tecnici o organizzativi non fosse più necessario usufruire del servizio stesso, è preservata la facoltà dell’Ente di recedere senza alcuna penale

Riassunta sinteticamente pertanto nel seguente schema l’offerta economica:
	2018	2019	2020	2021	
Servizio	     3.727,34 € 	   3.727,34 € 	   3.727,34 € 	   3.727,34 € 	
Iva 22%	         585,60 € 	      585,60 € 	      585,60 € 	      585,60 € 	
Manutenzione anagrafiche
 (con iva 22%)	         170,80 €				
Totale con iva	      4.483,74 €	   4.312,94 € 	   4.312,94 € 	   4.312,94 € 	
Rilevato che è pertanto opportuno affidare alla ditta Halley Informatica S.r.l. di Matelica la gestione del trattamento economico del personale del comune di Corridonia in quanto l’offerta formulata dalla medesima soddisfa tutte le caratteristiche richieste;
Dato atto che, in relazione al disposto dell’art. 3 della Legge 13.08.2010 n. 136 sulla tracciabilità dei flussi finanziari come modificato dall’art. 7 del D.L. 12.11.2010 n. 187, è stata data comunicazione all’AVCP dell’affidamento del servizio che ha attribuito il seguente codice CIG Z4722C8D53 per servizio elaborazione paghe ed adempimenti connessi;
Attestata la regolarità e la correttezza amministrativa del presente atto ai sensi dell’art. 147 bis, comma 1, del d.lgs. 18.08.2000 n. 267;
DETERMINA
La premessa è parte integrante della presente determinazione
Affidare alla ditta Halley Informatica S.r.l. di Matelica il servizio di gestione del trattamento economico del personale, soddisfa tutte le caratteristiche necessarie, richieste e specificate sia in premessa che nella deliberazione di giunta n. 40 del 08/03/2018 e precisamente:

•	tutti i controlli di corretta esecuzione dell’elaborato degli stipendi e delle varie denunce non restano, dal punto di vista operativo, a carico dell’Ente;
•	sono garantiti i collegamenti automatici con la procedura finanziaria secondo gli applicativi attualmente in uso;
•	non viene utilizzato personale dell’ente per l’elaborazione dei cartellini e dei cedolini, nonché per tutti gli adempimenti fiscali connessi, ivi compresi i relativi invii agli enti competenti;
•	il servizio è totalmente integrato con le attuali banche dati del personale dell’ente e con la procedura finanziaria;
•	la convenzione ha durata triennale, ma prevede la risoluzione alla fine di ciascun anno senza alcuna penale per l’amministrazione
Di stabilire che detto servizio abbia a decorrere dalla mensilità di marzo 2018 ed abbia durata fino al 31/12/2021, salvo che motivi tecnici o organizzativi non rendano più necessario usufruirne, senza alcuna penale per l’ente
Di dare atto che la complessiva offerta economica è quella risultante nel seguente schema:
	2018	2019	2020	2021	
Servizio	     3.727,34 € 	   3.727,34 € 	   3.727,34 € 	   3.727,34 € 	
Iva 22%	         585,60 € 	      585,60 € 	      585,60 € 	      585,60 € 	
Manutenzione anagrafiche
 (con iva 22%)	         170,80 €				
Totale con iva	      4.483,74 €	   4.312,94 € 	   4.312,94 € 	   4.312,94 € 	

Di impegnare la somma di €. 4.483,74 al capitolo di spesa 82/3 imp. 27/2018 del bilancio 2018, per le operazioni inerenti l’anno 2018, rinviando a successivo atto,  l’assunzione dell’impegno di spesa per gli anni 2019,  2019, 2020 e 2021

Letto e sottoscritto a norma di legge.

	IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO	
	DE ANGELIS STEFANO	

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Si appone il visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria della presente determinazione, che pertanto, in data odierna diviene esecutiva.

	IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO	
	DE ANGELIS STEFANO	

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ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE
Della suestesa determinazione viene iniziata oggi la pubblicazione all'Albo Pretorio per 15 giorni consecutivi dal 16-03-2018 al 31-03-2018
lì, 16-03-2018

	IL MESSO COMUNALE	
	TEMPERINI GIGLIOLA