COPIA

DETERMINAZIONE AREA AMMINSTRATIVA-VIGILANZA

N°  56
Del  14-02-2018	OGGETTO: Informativa contenente l'ambito dei trattamenti di dati personali autorizzati e le istruzioni comportamentali, organizzative e tecniche.Designazione Incaricati del trattamento di dati personali quali componenti dell'unità organizzativa del Comune di Monteleone di Spoleto. 	

Il Responsabile del trattamento dei dati personali

Visto il D. Lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”;

Premesso che 
-	Ai sensi dell’art. 28 del Codice nel presente atto, Titolare dei dati personali trattati da parte di questo comune è il Comune di Monteleone stesso, di cui il Sindaco è Legale Rappresentante pro-tempore;
-	Il Titolare ha applicato l’art. 29 del Codice che consentiva la facoltà di nominare uno o più Responsabili di tutti o parte dei trattamenti e che pertanto con Decreto n. 1 del 14.02.2018 è stato nominato il sottoscritto;
-	L’art. 30 del Codice impone di nominare gli Incaricati del trattamento dei dati personali;
-	L’art. 33 impone di adottare le misure di sicurezza disposte dal Codice e almeno le misure minime individuate dall’allegato B del Codice stesso;

Considerato che 
-	occorre definire le misure minime di sicurezza per l’attività di ciascuna unità organizzativa nel trattamento di dati personali e per l’esecuzione di procedimenti amministrativi e individuare gli Incaricati; 
-	la nomina a Incaricato non implica l’attribuzione di funzioni ulteriori rispetto a quelle già assegnate bensì soltanto un’autorizzazione a trattare dati personali e istruzioni sulle modalità cui attenersi nel trattamento;
-	l’articolazione organizzativa del Comune di Monteleone di Spoleto è fondata su 31 unità lavorative, quali collaboratori del Sindaco dell’Ufficio di Staff, personale a tempo determinato e indeterminato, componenti esterni ufficialmente incaricati di altre funzioni presso il Comune, personale di segreteria, personale ausiliario delle borse lavoro, oltre ai componenti del Servizio Civile Nazionale;

Visti l’art. 4, Dlgs 30/03/2001, n. 165 e l’attività ricognitiva connessa alla individuazione delle figure idonee; 

Visto il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, teso a garantire che il trattamento dei dati personali avvenga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali; 

Visto l’art. 4, comma 1, Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, che definisce rispettivamente, alla lettera p) il concetto di banca dati come “qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti”, e alla lettera f) quello di titolare del trattamento come “la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo, cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza”; 

Considerato che secondo l’art. 28, del Decreto Legislativo sopra richiamato, quando il trattamento è effettuato da una persona giuridica, da una Pubblica Amministrazione o da un qualsiasi altro Ente Associazione o Organismo, titolare del trattamento è l’entità nel suo complesso e quindi nel caso del Comune di Monteleone di Spoleto, l’Ente medesimo; 

Visto l’art. 29, D.lgs. 196/2003, che, al comma 2, dispone che il Responsabile del trattamento deve essere individuato tra soggetti che per esperienza, capacità ed affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza e, al comma 4, che i compiti affidati al Responsabile sono analiticamente specificati per iscritto dal titolare; 

Visto il Decreto Sindacale n. 1 del 16.01.2016 con il quale il sottoscritto è stato nominato Responsabile dei Servizi ad interim delle Aree Amministrativa, Finanziaria, Tecnica e di Vigilanza;
 
Visto lo Statuto comunale;

Visto il D.Lgs. 267/2000;

Visti gli atti d’Ufficio;
Acquisiti i pareri Tecnico e Contabile da parte del Responsabile dei Servizi ad interim:

DETERMINA

1. Di designare l’unità organizzativa del Comune di Monteleone di Spoleto incaricata del trattamento dei dati personali, comprendente i collaboratori del Sindaco, Tecnici e Personale a tempo determinato e indeterminato, ciascuno per le banche dati appartenenti alla propria Area di competenza o progetti, dando atto che per esperienza, capacità e affidabilità forniscono idonea garanzia del pieno rispetto delle disposizioni in materia di trattamento compreso il profilo della sicurezza:

-	D.ssa Maria Grazia Zoppitelli – Istruttore Direttivo Area Amministrativa;
-	D.ssa Michela Menghini – Istruttore Direttivo Area Amministrativa-Finanziaria;
-	D.ssa Maria Rosaria Ceglia – Istruttore Direttivo Area Amministrativa-Finanziaria;
-	Dott. Dario Giuseppe Galluccio – Istruttore Direttivo Area Tecnica-Amministrativa;
-	Ing. Marianna De Paola – Istruttore Direttivo Area Tecnica;
-	Geom. Maurizio Maurizi – Istruttore Area Tecnica Urbanistica;
-	Geom. Paoletti Salvatore – Istruttore Direttivo Area Tecnica;
-	Sig. Reali Erasmo – Istruttore Direttivo Area Amministrativa;
-	Sig. Mariano Cicchetti – Istruttore Direttivo Area Amministrativa;
-	Sig. Daniele Cioccolini – Vigile Urbano;
-	Prof. Arch. Stefano D’Avino – Ufficio di Staff del Sindaco;
-	Arch. Cecilia Vannozzi – Co.Co.Co.;
-	Geom. Daniela Benedetti – Co.Co.Co.;
-	Geom. Massimiliano Di Crescenzio – Co.Co.Co.

2. Ai sensi dell’art. 29, comma 4, D.Lgs. 196/2003, per ciascun Incaricato della Privacy così individuato vengono specificati i seguenti compiti: 

 - garantire il trattamento dei dati personali secondo le modalità indicate all’art. 11, D.Lgs. 196/2003, in modo lecito e secondo correttezza, raccogliendo e registrando i dati personali per scopi inerenti le funzioni istituzionali dell’Ente, verificando che siano esatti, completi e che non eccedano le finalità per le quali sono stati raccolti o successivamente trattati, conservandoli rispettando le misure di sicurezza predisposte dall’Ente.
 - garantire il trattamento dei dati sensibili e giudiziari, individuati nel Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari approvato con Delibera di Consiglio n. 7 del 05.04.2007, secondo quanto previsto dagli artt. 20 e 21 del D. Lgs. 196/2003; 
- utilizzare le “informative” di cui all’art. 13 D. Lgs. 196/2003; 
- rispettare le misure di sicurezza indicate nel documento programmatico per la sicurezza e negli ordini di servizio dell’Ente e verificarne l’attuazione; 
- prestare supporto al Garante in caso di richiesta di informazioni o di controlli relativi alla protezione dei dati; 
- informare il titolare del trattamento ogniqualvolta si presenti una situazione rilevante ai fini della normativa di settore, ovvero la necessità di predisporre misure di sicurezza più efficaci o alternative rispetto a quelle preesistenti; 
- coordinarsi con il Responsabile e gli altri Incaricati, anche in considerazione di eventuali deleghe fra questi; 
- proporre, in caso di cessazione del trattamento, le modalità di dismissione delle banche dati secondo quanto previsto dall’art.16, D.lgs 196/2003, ovvero distruzione, cessione o conservazione, provvedendo alle formalità di legge; 
- aggiornare la documentazione relativa alla protezione dei dati; 
- evadere le istanze degli interessati e del Garante. 

3. Di dare atto che:
-  ogni componente che cessa di far parte di questa unità organizzativa sospende automaticamente la funzione di Incaricato;
- ogni nuovo componente che ne entra a far parte assume automaticamente la funzione di “Incaricato”;
-  l’elenco degli incaricati appartenenti a questa categoria corrisponde al personale e ai collaboratori dell’Ufficio di Staff del Sindaco validamente in servizio che ne fanno parte.

4. Di autorizzare questa categoria di Incaricati a trattare tutti i dati personali con cui entrino comunque in contatto nell’ambito dell’espletamento dell’attività di loro competenza e in particolare di poter consultare anche fascicoli riservati e qualunque documento necessario per l’attività istituzionale.

5. Di autorizzare l’unità organizzativa a trattare i dati sensibili e giudiziari con cui vengano a contatto durante l’attività di loro competenza nell’ambito del Comune o in altre sedi pubbliche o private.
 
6. Di indicare per l’unità organizzativa quali misure di sicurezza da applicare tassativamente nel trattamento dei dati personali in genere, nella gestione di banche dati cartacee, le istruzioni operative sotto riportate quale “Elenco delle misure di protezione dei dati”, che si unisce a questo atto, nella parte a loro dedicata.

7. Di disporre l’obbligo tassativo di attenersi alle suddette istruzioni per tutto il personale facente parte all’unità organizzativa del Comune di Monteleone di Spoleto, fermi restando obblighi e responsabilità civili e penali dei dipendenti pubblici nell’ambito delle attività d’ufficio, sotto vincolo disciplinare.

8. Di mettere a disposizione copia del D.Lgs 196/2003 ed altri materiali informativi agli incaricati della Privacy.

9. Di organizzare apposite riunioni esplicative e formative per tutto il personale a qualunque titolo agisce all’interno dell’Amministrazione e venga in contatto con dati, documenti o informazioni sensibili.

10. Di mettere a disposizione di tutto il Personale il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati personali.

11. Di dare indicazione, all’atto dell’assunzione in servizio, a ogni nuovo componente anche temporaneo dell’unità organizzativa, a rendere edotti della presente determina e dei relativi allegati richiamati e di provvedere affinché riceva un’adeguata formazione individuale.

12. Di impartire le seguenti Istruzioni Generali:

Gli Incaricati devono attenersi rigorosamente a tutte le regole dettate dal D. Lgs 196/2003 e norme collegate, e in particolare ai seguenti punti fondamentali:
a) L’obbligo di mantenere il dovuto riserbo in ordine alle   informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell’incarico, che deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l’incarico stesso (art.326 del codice penale e art. 28 della   legge 241/90).
b) Ai sensi dell'art. 30 del Codice gli Incaricati del trattamento devono operare sotto la diretta autorità del Responsabile, se nominato e devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni impartite.
Finalità del trattamento: 
Ai sensi dell'art. 18 del Codice in materia di protezione dei dati personali, il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali.
Modalità di trattamento dei dati: 
Il trattamento dei dati e delle informazioni, può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. 
Ai sensi dell’art. 11 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita l’acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall’interessato. 
Si ricorda che ogni acquisizione di dati dev’essere preceduta dall’apposita informativa all’Interessato di cui all’art. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento. 
I dati devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza, devono essere esatti ed aggiornati.
E’vietata all’Incaricato qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati.
Per il trattamento devono essere seguite le norme di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e devono essere applicate le misure di protezione previste dal Titolare.
Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati: 
Ai sensi dell'articolo 19 del Codice la comunicazione da parte del Comune di Monteleone di Spoleto ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di Legge o di Regolamento. 
In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa previa comunicazione al Garante e attesa del diniego o del silenzio-assenso dopo 45 giorni. 
La comunicazione da parte del Comune a privati o a Enti pubblici e la diffusione sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di Legge o di Regolamento.
Modalità di trattamento dei dati sensibili/giudiziari: 
Ferma restando l’applicazione delle disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati sensibili e giudiziari e delle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile del trattamento, i documenti, anche tuttora in lavorazione e non definitivi, ed i supporti recanti dati sensibili o giudiziari devono essere conservati in elementi di arredo muniti di serratura e non devono essere lasciati incustoditi in assenza dell’incaricato.
Trattamenti di dati inerenti la salute: 
I supporti ed i documenti recanti dati relativi alla salute e alle abitudini sessuali devono essere conservati separatamente in contenitori muniti di serratura.

14. Di dare atto che il Responsabile del procedimento è il Dott. Cav. Angelo Vincenzo Grasso.

15. Di ordinare che la presente determinazione venga comunicata a tutte le Unità lavorative del Comune di Monteleone di Spoleto.

14. Di disporre la pubblicazione all’Albo Pretorio on line e che resti pubblicata sul sito nell’apposita sezione dedicata alla “privacy”. 

15. Di dare l’immediata eseguibilità ai sensi di legge, con l’apposizione del visto di copertura finanziaria di assenza di oneri economici.

L’Estensore
Il Segretario Generale
Dott. Cav. Angelo Vincenzo grasso

	IL FUNZIONARIO RESPONSABILE	
	 Grasso Angelo Vincenzo	
	Ex art.49 comma 2^Dlgs 267/00	

---------------------------------------------------------------------------
PARERI ESPRESSI AI SENSI DELL’ART. 147 BIS DEL D. LGS. 18.08.2000, N. 267
IL RESPONSABILE DELL’AREA AMMINSTRATIVA-VIGILANZA

Esprime parere Favorevole di regolarità tecnico-amministrativa attestante la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa;
		
	Favorevole con le seguenti annotazioni:

                                                 Il Responsabile dell’Area Amministrativa-Vigilanza
                                                                                  Ad interim
                                                                              F.to  Grasso Angelo Vincenzo
Monteleone di Spoleto, li 14-02-2018
	
IL RESPONSABILE SERVIZIO FINANZIARIO
	
Esprime parere Favorevole di regolarità contabile;

Favorevole con le seguenti annotazioni:	
	
                                                                    Il Responsabile del Servizio Finanziario
                                                                                           Ad interim
                                                                                        F.to  Grasso Angelo Vincenzo	
Monteleone di Spoleto, li 14-02-2018	
	
Comune di  Monteleone di Spoleto	
Provincia di Perugia	
PUBBLICAZIONI ALL’ALBO PRETORIO ON-LINE	
	
Pubblicazione n. 90
La presente determinazione, ai fini della pubblicità degli atti e della trasparenza dell’azione amministrativa, è stata pubblicata all’Albo Pretorio on-line dell’ente per quindici giorni consecutivi dal 16-02-2018	
	
Monteleone di Spoleto, 16-02-2018	
	
                                                         Il  Resp.le della Pubblicazione	
                                                    F.to   Grasso Angelo Vincenzo

La presente copia è conforme alla determinazione originale.

Monteleone di Spoleto, lì 16-02-2018
				
Il Responsabile dell’Area Amministrativa-Vigilanza
							    Ad Interim
						F.to   Grasso Angelo Vincenzo